PMO KPI : indicateurs clés de performance

Une question souvent posée est "quelle est la valeur ajoutée du PMO" ? Si la réponse est "beaucoup de valeur" (si le PMO a été correctement mis en place), dans de nombreux cas, vous devez étayer cette réponse par des indicateurs de réussite du PMO (appelés "KPI du PMO" ou Indicateurs Clés de Performance du PMO).

Qu'est-ce qu'un KPI du PMO ?

Il s'agit d'un ensemble d'indicateurs convenus qui, s'ils sont atteints, doivent démontrer que le PMO a atteint les objectifs fixés. Si le temps et les efforts nécessaires ont été consacrés à la définition d'un bon ensemble d'KPI significatifs, le PMO devrait avoir apporté une valeur ajoutée. Cependant, si les mauvais KPI ont été choisis, pourquoi ils ont été atteints, cela ne signifie pas que la valeur a été fournie.

Exemple d'KPI du PMO

De nombreux indicateurs de performance clés peuvent être choisis pour mesurer le succès d'un PMO. Il est important qu'ils soient choisis en fonction de l'alignement sur les objectifs et l'organisation.

Un bon point de départ serait :

• % de projets réalisés,
• % de projets livrés conformément au business case,
• % de projets au statut Rouge, Orange, Vert
• % de projets qui restent au même statut pendant x périodes de référence,
• % de projets arrêtés,
• % de projets qui n'aboutissent pas,
• Bénéfices réalisés par rapport aux prévisions de bénéfices pour l'année,
• Retour sur investissement (ROI) pour tous les projets que le PMO supervise,
• Ressources ajoutées par rapport aux prévisions de ressources pour l'année,

Pour faire ce type de travail KPI est de pouvoir comparer avec les années précédentes. Cela vous permettra ensuite de montrer l'impact positif du PMO par rapport à chacun des indicateurs.

Plan d'action du PMO pour les KPI

1. Consacrez du temps à l'élaboration des indicateurs les plus significatifs pour votre PMO et/ou votre organisation,
   
2. Assurez-vous que vous convenez des KPI avec les parties prenantes appropriées. Il s'agit notamment de convenir de ce qui doit être prouvé pour démontrer les résultats obtenus (conseil : faites-le dès le début, lorsque cela sera moins émouvant).
   
3. Déterminez comment les KPI seront suivis et mettez en place des processus pour collecter les données. Vous devrez peut-être revenir en arrière pour saisir les données historiques afin de pouvoir démontrer les tendances d'une année sur l'autre,
   
4. Concevez un tableau de bord qui montre clairement les performances par rapport aux KPI. Cela deviendra une diapositive très puissante dans votre rapport de gestion du PMO. Consultez les articles sur la conception de tableaux de bord du PMO pour avoir des idées sur la conception de tableaux de bord,
   
5. Recueillez et validez les données régulièrement. Examinez ce que les données vous disent et, si les performances ne sont pas aussi bonnes que les années précédentes, prenez des mesures rapidement pour vous remettre sur la bonne voie.